如何在危機中撰寫新聞媒體聲明稿 6 個重要技巧
不幸的是，公關危機可能發生在任何企業身上。有時它微不足道，不會引起媒體關注，但這並不是說更嚴重的危機不會經常發生。
危機可以表現為突出的員工醜聞、自然災害，甚至只是引起媒體關注的惡意謠言。你總是無法避免陷入困境；您能做的最好的事情就是為可能的後果做好準備並消除問題的根源。例如，執行長可以創建一個專門的團隊，透過規劃不同的結果及其回應情況，不斷致力於防止戲劇性事件發生。
無論發生什麼危機，官方發表的聲明都是他們的共同點。利害關係人將等待有關情況的解釋和某種更新，這就是分發給利害關係人的控股聲明發揮作用的地方。
請記住這些危機聲明提示，以防不可想像的事情發生：
- 1.使用關鍵資訊、經過驗證的訊息，並且不要採取防禦措施
- 2.定義並隔離實際問題
- 3.傳達至少三個關鍵訊息
- 4.在廣泛的背景下呈現負面的一面
- 5.表達同理心並採取行動
- 6.誠實
1.使用關鍵資訊、經過驗證的訊息，並且不要採取防禦措施
危機期間溝通的主要目的是告知 5W：「人物、事件、時間、地點和原因」。使用 5W 來指導你的溝通結構。
當然，在很多情況下資訊是有限的——這就是為什麼你需要向觀眾承諾，一旦你掌握了更多訊息，就會立即發布。不要發表防禦性言論，因為它們會嚴重損害您企業的信譽，就像在了解全局之前過早發表言論一樣。
2.定義並隔離實際問題
沒有人預料到會發生災難，因此當災難發生時，很容易變得不知所措和分心。因此，您可能會錯過與實際問題或當前問題相關的重要資訊。例如，如果一家公司面臨員工醜聞，您需要調查並確定是否是由不適當的組織政策、性騷擾、人為錯誤或其他原因引起的。
此時，您也可以考慮諮詢法律專業人士，他們可以識別某些措辭或單字的潛在含義。
這是一個例子：
我想向您通報昨天發生的一件影響到行銷部門所有員工的事件。一名行銷分析師的不當行為損害了員工的安全，這是該組織首先關心的問題。我們非常嚴肅地對待所有此類事件。
3.傳達至少三個關鍵訊息
關鍵訊息將成為聲明的基礎。假設您對某個事件的詳細資訊有限，您可以圍繞事實進行溝通：
今天下午，聯邦監管機構給我發了一份正式聲明，通知我們公司副總裁涉嫌內線交易。
此關鍵訊息清楚地表明您沒有收到親自通知，因此您不可能知道與該事件相關的所有事實。因此，所有問題都應轉交給發起調查的聯邦監管機構。
然而，即使您不了解一切，一個關鍵訊息也是不夠的。因此，要新增上面的訊息，可以使用以下命令：
本公司同意配合官方調查，提供一切能夠揭露真相的必要資訊。
第三個關鍵訊息可能是：
為確保副總裁無法存取任何與公司相關的敏感訊息，決定盡快限制其存取權限。
4.在廣泛的背景下呈現負面的一面
企業經常使用這種技術來最大程度地減少壞消息的影響。它可以用來描述對組織沒有產生深遠影響的事件。例如，如果一家提供 論文技巧的 寫作公司的員工以某種方式侮辱了一位客戶，你可以寫道該公司能夠為成千上萬的其他人提供良好的體驗。
您也可以透過說明您的客戶在與客戶服務打交道時很少遇到問題來嘗試隔離事件。
危機聲明中使用的字詞包括：「孤立事件」和「非常罕見」。要避免的負面字眼是「另一個問題」和「常犯的錯誤」。
5.表達同理心並採取行動
利用負面情緒在公司與公眾或員工之間製造隔閡是不明智的。更好的想法是透過發言人表達同理心並消除這種差距。
移情寫作包括「我們欣賞」、「我們理解」和「我們承認」等字眼。
警告：不要嘗試使用「很多人面臨類似的問題」和「發生過這樣的事故」。如果您想強調組織正在解決問題，那就去做吧！例如，如果一名員工涉嫌在屬於該組織的倉庫中放火，不僅要陳述這一事實，還要告知您已經與當地政府密切合作，以查明發生的情況。
提示：不要急於下結論並承認該組織將進行調查。諸如此類的言論吸引了需要新鮮新聞的記者。最好承認您的組織正在盡一切努力解決問題並盡量減少對業務的損害。
聲明中使用的措辭包括「採取適當措施」、「立即採取行動」和「與當局密切合作」。
6.誠實
本文的最後一個技巧可能是最重要的一個。誠實是最好的政策，因為它有助於避免損害信譽和聲譽的短語。如果您的組織應對某個事件負責，請在聲明中承認這一點。許多人一看到謊言就會立刻被認出來。
另外，切勿試圖隱藏任何訊息。如果您這樣做，這對您的組織來說可能是個壞消息。如果他們發現你一直在撒謊，請準備好接受嚴厲的批評。因此，如果你有錯，請承認錯誤，不要責怪任何其他人，並表示你的組織致力於公開和透明。
那麼，你如何知道何時回應、何時不回應？
那麼您如何知道是否以及何時應該做出回應？回答這些問題是一個好的開始。
- 您企業的聲譽是否受損？正如 WebRto 所言，建立聲譽需要 20 年時間，但毀掉聲譽只需五分鐘。一旦聲譽受損，也可能需要數年時間才能修復。因此，如果您的聲譽受到損害，大多數危機溝通專家會建議您快速、果斷和透明地做出反應。
- 一個理性的人會期望負責任的企業會做出回應嗎？在大多數危機溝通情況下，這個問題的答案顯然是肯定的。那麼問題就不是我們該回應，而是我們該如何回應？
- 公眾對你的看法是否受到不準確言論或誹謗性言論的影響？如果答案是肯定的，那麼可能是時候透過清楚地陳述事實來解決這種負面情緒了。
最終，知道是否應該回應的唯一方法就是傾聽。有很多社群媒體監控工具可以幫助您做到這一點。不要讓 5 分鐘毀掉 20 年打造的成果，也不要讓品牌受損後需要數年時間才能修復。知道是否回應並不總是那麼簡單。但如果你的第一步是傾聽，答案就會變得更清晰。
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