新聞世界節奏很快，如果您以前從未與編輯或記者交談過，那麼與記者交談可能會很困難。雖然媒體提供公共服務並力求報告的公平性和準確性，但與媒體直接接觸的人應該盡可能做好準備。

無論您是個人、企業主還是首席執行官，給自己時間準備都很重要。畢竟，執行長的聲譽往往與企業的聲譽相關。不幸的是，新聞媒體不願意刪除負面新聞文章的原因有很多，因此您在第一次時展示自己（或您的企業）的完美版本至關重要。

作為經驗豐富的線上聲譽管理及負面新聞刪除律師和專家，我們已幫助超過 3,500 名客戶邁出了他們最好的數位足跡。我們了解與媒體代表打交道的細節，以及如何最好地維護您或您企業的聲譽。

為了確保您或您的企業在接受媒體採訪時展現出最好的一面（並減少被錯誤引用的可能性），請遵循以下十個提示：

1. 了解你的截止日期
2. 提前詢問問題
3. 了解媒體規則
4. 練習，練習，練習！
5. 避免遭到伏擊
6. 永遠不要即興發揮，也不要漫無目的
7. 避免使用行話和縮寫詞
8. 說實話
9. 避免說“無可奉告”
10. 不要讓自己承擔法律責任

請繼續閱讀，討論與媒體代表交談的挑戰、如何限制被錯誤引用的可能性、公開和私下發言的技巧，以及如何聯絡媒體發佈公告。

接受媒體採訪的挑戰

對於那些不經常與媒體交談的人來說，與媒體交談可能會令人感到恐懼和挑戰。不過別擔心！如果您遵循以下提示並透過策略性遊戲計劃來進行媒體採訪（或新聞稿），您可以大大提高訊息的效率並減少出現問題的機會。

您如何處理媒體代表提出的棘手問題？

弄清楚如何處理媒體及其難題需要練習和經驗。如果編輯或記者問你一個讓你措手不及的問題，可以用以下幾種方法來處理這些難題：

• 練習－最好的選擇就是做好準備和練習。也不要只練習簡單的問題。您還需要為困難和意想不到的問題做好準備！不要讓你第一次回答難題是在鏡頭前。
• 澄清—如果你要求記者重複或澄清問題，他們可能會改寫問題或更直接。希望這能讓您深入了解他們提出特定問題的動機。當然，這也給了你額外的時間來準備答案。
• 掌控局面——如果事情陷入不舒服的境地，嘗試重新控制對話並將其轉向不同的話題。這稱為“橋接”。橋接是透過使用過渡語句來談論您想要表達的觀點來完成的。常見的過渡性陳述包括“我們不要忘記…”或“這裡真正的問題是…” 這項技能需要練習（接受公關專業人士的媒體訓練總是沒有壞處）。
• 避免防禦－有時一個棘手的問題會讓你陷入困境，而我們的自然反應就是防禦。然而，這種反應可能會以各種錯誤的方式出現——這是你在接受媒體採訪時最不想做的事情。記住要保持冷靜並保持“遊戲表情”。
• 誠實－永遠誠實。如果您不確定答案，切勿嘗試回答難題。可以說「我不知道」；只需讓記者知道，一旦您得到答案，您就會與他們聯繫。

線上聲譽管理提示：管理線上聲譽的一種方法是透過部落格或社交媒體網站創建自己的內容。許多線上聲譽管理公司使用這種稱為「抑制」的策略，透過創建自己的內容來正面描繪您的業務，以防止不需要的或負面的內容出現在您的搜尋結果中。

為什麼要聘請媒體代表？

與媒體代表接觸和媒體宣傳是現代商業的重要組成部分。對於那些希望自己的業務或品牌取得成功的人來說，透過接受採訪、發表言論甚至成為定期評論員來與媒體接觸有其優勢。

您可能出於多種原因考慮與媒體及其代表合作，例如：

• 擴大您的品牌：宣傳您的業務！
• 將自己定位為專家：成為您所在業務領域的領導者或權威人物。
• 建立關係：關係可以增加客戶的信任和忠誠度，從而增加銷售！
• 增加您的追蹤者：建立您的社群媒體形象並在網路上關注。
• 促進您的業務：上述幾點都可以增加銷售額，因為它們涉及提高您的業務的品牌知名度和宣傳。

與媒體接觸不僅對企業很重要，對個人也有好處。一方面，想想有多少人每天閱讀、觀看和收聽新聞。透過媒體傳達您的觀點或關鍵訊息可以確保讓更多人看到（或聽到）您的品牌，從而擴大其影響力。

與媒體接觸的另一個好理由是它可以讓你在某種程度上控制局勢。如果您正在處理聲譽危機，與編輯或記者接觸可以讓您控制訊息並在問題失控之前解決問題。

您如何準備媒體採訪？

如果您從未接受過現場或錄製電視採訪，您可能會對如何成功接受採訪有幾個疑問。下面，我們將解決人們在準備媒體亮相時最常見的四個擔憂。

1.我必須同意才能出現在電視上嗎？

一句話，沒有。如果採訪不符合您的最佳利益，或者您的律師建議您不要這樣做，您可以直接拒絕面談。

2.我該穿什麼？

計劃穿純色衣服；條紋和格子圖案在相機上幾乎總是看起來很糟糕。另外，避免使用大型或分散注意力的珠寶。

在開始直播之前，快速照鏡子，看看是否有任何不合時宜的頭髮或牙齒上的討厭的食物。

3.採訪時我該看哪裡？

在電視採訪中，看記者，而不是鏡頭。在透過 Zoom 或 Skype 進行的訪談中，請直視鏡頭（如果您不確定，請詢問製片人該看哪裡）。

4.我該如何準備 Zoom 採訪？

如今，您的採訪很可能會遠端進行。這種形式有很多好處，包括在自己的家中感到舒適並感到更輕鬆。

然而，遠端訪談意味著您將錯過電視攝影棚的好處，例如專業管理的音響和燈光。透過以下方式準備您的家庭「工作室」：

• 關閉手機以避免打擾，
• 選擇一個遠離外界喧囂的寧靜房間，
• 確保您有良好的互聯網連接，以便您的採訪不會因技術問題而中斷，
• 使用自然光、燈光和適當的拍攝角度等討人喜歡的照明技術，
• 整理背景；少即是多。空白的牆壁或帶有一些雅緻物品的背景將使觀眾將注意力集中在您身上，而不是您的環境。

有關如何準備媒體採訪的更多信息，請跳至我們與媒體交談的十大技巧。

如何限制被媒體錯誤引用的可能性

被媒體錯誤引用可能是一場公關噩夢，但有一些方法可以限制被錯誤引用的可能性：

• 與記者交談時，請確保語速緩慢且清晰，以便他們能夠準確記錄您的引述。
• 訪談結束後，如果您覺得自己可能說錯了，請立即聯絡作者並告知他們。
• 您可以隨時透過電子郵件向記者發送您的報價，以便他們確保正確。
• 請記者在發表報道前向您出示您的書面引述，以便您可以仔細檢查其準確性。

如果您不想接受媒體採訪該怎麼辦？

請記住，您不必與媒體交談，也不必回答任何問題，即使記者很咄咄逼人。始終保持禮貌，但堅定。

避免與媒體交談的一種流行方法是說「無可奉告」。如果你想結束對話，說「無可奉告」是一個很好的方法，但是，這可能會給人留下錯誤的印象（請參閱下面的第 9 條提示）。

如果您不想與一位媒體代表聯繫，但您不想與之交談，請記住以下幾句話：

• “我目前不想與媒體交談。”
• 「感謝您給我提供發表評論的機會。在這個階段我不能說太多；不過，我會盡可能發表更多評論。”
• “當我掌握了所有事實後，我可能會考慮接受採訪，但在那之前，我無法談論這件事。”
• “出於法律原因，我無法對未決事項發表評論。”

避免與媒體交談的另一種方法是，將記者轉介給您的律師或公關專家（如果您有的話）。這樣，您就可以把問題留給專業人士。

如果您確實想與媒體交談，該怎麼辦？

如果您確實希望發表評論或接受記者採訪，無論您是個人還是企業，做好準備都很重要。我們下面的十個技巧更詳細地介紹了您應該如何準備與記者交談，但一般來說，您應該：

• 了解報告者的截止日期；
• 練習你要說的話；
• 保持冷靜和禮貌；
• 避免緊張的習慣（尤其是電視直播或錄製的片段）。

注意：如果您希望向媒體提出刪除負面新聞文章的要求，我們建議您先閱讀我們的文章「負面新聞刪除：處理負面新聞的專家策略」。

另外，請看下面我們討論如何聯絡媒體發佈公告的部分。

如果你被媒體錯誤引用怎麼辦？

如果您被媒體代表錯誤引用，並且您想澄清事實，您可以透過以下方式做到這一點：

• 聯繫記者嘗試糾正錯誤；
• 如果記者沒有回應，請寫信給編輯或新聞製作人（在律師或危機公關專家的幫助下）；
• 在您的網站或社交媒體上建立並發布文章，說明您的意思並解釋您的觀點。

與編輯或記者交談的 10 個技巧

雖然沒有人能夠始終完美，但如果您想在與媒體打交道時避免犯錯，則需要養成一些習慣。

以下十個技巧可協助您在公開和私下與媒體交談。

1.了解你的截止日期

請務必詢問記者的截止日期，以便您知道自己需要花多少時間來準備。

了解截止日期並積極回應將對您有利。例如，如果您及時回复，則可以避免故事中出現任何負面含義，例如「無法聯繫到 XYZ」或「某某未能回應我們的評論請求」。

2.提前提出問題

您有權要求記者提供一份計劃提出的問題清單，以便您可以計劃您的答案。練習你的答案並保持簡短（更多內容請見下文）。

詢問記者採訪是否會預先錄製或現場直播也是一個好主意，以便您可以做好相應的準備。

3.了解媒體的“規則”

確保您理解“公開”和“非公開”的含義。

有些人錯誤地認為，除非記者明確說明某些內容已記錄在案，否則他們對記者所說的一切都是不記錄的。這種錯誤的假設導致了許多公關噩夢。

「不公開」是什麼意思？

當資訊「不公開」時，意味著提供資訊的人不想被公開識別或報告。

僅僅因為記者說這些言論將“不記錄在案”，並不意味著您所說的任何內容都不會產生新聞後果。例如，您提供的資訊可能會引導媒體專業人士找到相同資訊的其他來源。

如果您想保持匿名或「不公開」發言，請務必在談話前告知記者。

然而，最好假設與編輯或記者的每一次互動都是「記錄在案的」。你應該謹慎對待在媒體面前所說的話，永遠不要以為你們只是在交談。

無論記者多麼友善、多麼有禮貌或多麼隨意，他們都有工作要做，並且要在截止日期前完成。

4.練習，練習，練習！

練習清晰且有意識地說話。使用短句和簡單的語言。盡量避免使用單字答案，但不要漫無目的（請參閱此列表中的提示#6）。

準備並練習回答您要求記者提供的問題清單（請參閱提示#2）。如果您要上鏡頭，請嘗試注意緊張的習慣和肢體語言（例如說太多“嗯”，或擺弄雙手）。

5.避免遭到伏擊

重要的是不要讓自己受到媒體的伏擊。僅僅因為有人帶著麥克風和攝影機出現，並不意味著您當時必須與他們交談。

如果編輯或記者出現在您的家中或工作場所，請禮貌地拒絕發言，然後在有時間準備後安排採訪。

6.不要即興發揮－不要胡言亂語！

在訪談中「即興發揮」從來都不是一個好主意。如果你不太清楚想要表達的觀點，你很容易把自己逼到角落，或是走上你不希望走的談話道路。

盡量不要讓自己胡言亂語。請記住，在與媒體交談時，少即是多。準備好一些你想要表達的觀點——不要犯說太多的錯誤。

人們通常認為提供冗長的引述將為記者提供足夠的資訊來充分解釋他們的個人觀點。但實際上，長報價很少會產生正面的結果。

當您提供大量引用時，您就賦予了作者廣泛的權力來選擇他們認為最重要的引用。這可能會導致你的一些話被斷章取義地從你想要描繪的更大的圖景中取出。

7.避免行話和縮寫

與記者交談時，您應該避免使用行話、縮寫和技術術語。行話被定義為「特定職業或群體使用的、其他人難以理解的特殊字詞或表達方式」。

例如，醫生和醫療專業人員通常使用術語「腳本」來指稱「處方」。在與媒體交談時使用醫學術語可能最終會混淆或孤立非醫學受眾。

您希望給人留下受過教育的印象，但又不想孤立觀眾。

不要簡化訊息，而是找到一個平衡點，以便觀眾和記者能夠理解你在說什麼。

8.說實話

對媒體撒謊可能會適得其反，造成很大的傷害，而且還會毀掉你的信譽。即使說「善意的謊言」也不是一個好主意。

媒體往往比你想像的更了解。在與媒體交談時，最好接受「誠實是最好的政策」。

9.避免說“無可奉告”

通常，「不發表評論」意味著內疚，並且聽起來可能是防禦性的。相反，你可以這樣說：“我們的政策是不對未決事項發表評論”，或者“我無法回答這個問題，因為我還沒有看到或讀過你所指的內容。”

利用這個機會改變談話方向並專注於正面的一面。

10.不要讓自己承擔法律責任

與媒體交談時，請確保不要誹謗個人或企業，因為這可能會反過來困擾您。

表達你的觀點是一回事，但你要確保你沒有做出虛假的指控或陳述。如果您向編輯或記者做出虛假陳述，並且這些陳述被發布給所有人查看，您可能會承擔法律責任，並成為誹謗訴訟的對象。

如果您是新聞文章中某人的個人或企業誹謗的目標，那麼聯繫經驗豐富的網路誹謗律師來刪除誹謗的負面內容並探索您的法律選擇至關重要。

如果您的媒體採訪或形像出現問題，或發表了有關您或您的企業的負面新聞文章，我們可以提供協助！有關我們的負面新聞刪除服務的更多信息，請訪問我們的以下文章：

• 負面新聞刪除：處理負面新聞的專家策略
• 負面新聞刪除需要花多少錢？成本？
• 如何處理負面新聞，並讓編輯同意刪除負面新聞
• 了解我們如何從網路上刪除負面新聞文章-分享實際操作案例
• 十年法律團隊：如何從網路上永久刪除負面新聞報導-終極指南

聲譽管理提示：如果您想監控自己的線上聲譽，可以使用Google 快訊，這是 Google 提供的免費工具。Google 快訊是一個出色的工具，可以追蹤有關您或您的企業的發佈內容，以便您可以快速回應任何負面內容。

如何聯絡媒體發佈公告

如果媒體沒有聯絡您或您的企業以取得報價或採訪，但您想發表公開聲明或讓媒體報導故事或事件，會發生什麼事？

許多公司發布新聞稿，是出於公關目的向媒體和其他媒體發布的公告，主要是為了向公眾通報公司資訊和事件。

下面，我們將介紹如何使新聞稿具有新聞價值、如何向媒體發布新聞稿以及如何獲得媒體對活動的報導。

是什麼讓新聞稿具有新聞價值？

沒有人願意發布一份無趣的新聞稿。有時你認為有新聞價值的東西其實沒有，反之亦然；您認為沒有新聞價值的事情有時會成為新聞稿的完美主題。

確保您的新聞稿具有新聞價值的一個好方法是問自己以下問題：

• 此新聞稿對我的企業外部的人員重要嗎？
• 它是否回答了我的客戶或客戶提出的問題？
• 是關於當前的事情（即不是一年前發生的事情）嗎？
• 有名人或公眾人物參與嗎？
• 我的新聞稿能引起讀者的興趣嗎？
• 如果這不是關於我或我的企業的，我會想讀嗎？
• 我的新聞稿是否涵蓋新產品、特價或定價、盛大開幕或重新開幕、獎項、慈善活動或活動？

如果您對這些問題中的任何一個回答“是”，那麼您的新聞稿可能具有新聞價值！

如何向媒體發布新聞稿？

並非每個人都有代表他們工作的媒體關係公司，這就是為什麼我們整理了四個簡單的步驟，以便在沒有專業人士幫助的情況下將您的新聞稿發布給媒體：

1.列出您將提交新聞稿的新聞機構名單

一些例子包括：

• 傳統報紙及相關網站；
• 當地電視台；
• 廣播電台；
• LinkedIn、Facebook 和 Twitter 等非傳統來源。

可能還有適合您所在行業的 Facebook 群組或論壇，並且可能是分享您的新聞稿的好地方。

2.遵循提交指南或查找他們的聯絡資訊

如果您要向新聞電台或報紙提交新聞稿，他們可能有一個專門用於接收新聞稿等內容的提交頁面。

如果您嘗試聯絡特定記者或 Facebook 群組的管理員，請在他們撰寫的文章或 Facebook 群組的聯絡資訊中尋找他們的聯絡資訊。

3.撰寫提交電子郵件或訊息以配合您的新聞稿

您提交的訊息應解釋新聞稿以及媒體應報告或發布的原因。記住保持簡短和專業；您不想在冗長的電子郵件上浪費任何人的時間。

當然，不要忘記附上您的新聞稿！

4.跟進您的新聞稿

我們不建議向某人的收件匣發送多封後續電子郵件，但許多專家認為一封後續電子郵件是合適的。在發送後續電子郵件之前，請給收件人至少3 – 5天的時間回覆（對於較大的媒體，則需要更長的時間，因為每天都會收到很多電子郵件）。

在後續行動中，表明您可以回答問題，並再次解釋為什麼您認為您的新聞稿具有新聞價值。

如何獲得媒體對活動的報導？

如果您希望在下一次活動中獲得媒體報道，但不確定如何讓他們參加，這裡有一些提示和技巧，可以幫助您的下一次活動適合媒體。

1.更新您的媒體清單

這意味著要有一份您想要邀請的媒體代表名單，並確保提供正確的聯絡資訊。一個很好的經驗法則是在 Twitter 或 Facebook 上關注媒體代表，這樣您就可以提前與他們建立良好的關係。

2.向您的媒體聯絡人發送媒體諮詢

媒體諮詢是新聞稿的簡短版本，可作為您參加活動的邀請。它包括人物、事件、地點、時間和原因。

如果您需要協助創建媒體諮詢，這裡是一個很好的媒體諮詢範例。

如果您的活動不是免費的，請記得為媒體預留免費門票。

3.關注活動，發送照片、影片並跟進！

將照片和影片發佈到企業的社交媒體行銷帳號，然後考慮標記或將其發送給您的媒體聯絡人。

與經驗豐富的線上聲譽管理律師合作，傳達您的訊息

與媒體打交道可能是一項壓力很大且耗時的工作。不幸的是，在2020年，企業或知名人士往往無法避免與媒體或記者的互動。

為了保持您的聲譽和企業的地位完好無損，必須實行智慧媒體傳播策略，以幫助您避免失言、誤解或負面印象。

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「許慶 真是太棒了。六年前，有人在網路上寫了一些關於我的可怕言論，無論我走到哪裡，它都跟著我！工作、人際關係等等。我終於與 WebRto 取得了聯繫，許慶 非常有禮貌、專業，而且很努力地把文章刪除了。感謝上帝賜予 WebRto ，因為我明年就要結婚了，我終於可以放心地在婚禮公告上使用我的全名了！謝謝你，WebRto ！！！”

WHG，2022 年 3 月 10 日

您可能需要聘請專業人士來幫助您，而不是獨自應對與媒體交談和聯繫的挑戰。請參閱我們的文章「為什麼聘請律師作為您的線上聲譽專家？“ 了解更多。

如果您想安排與接收專家就您的聲譽管理需求進行免費諮詢，請填寫我們的線上聯絡表單來聯絡我們。