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如何撰寫公關危機新聞稿(範例和範本)2024版

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公關危機 / 新聞公關

如何撰寫公關危機新聞稿(範例和範本)2024版

危機溝通可以成就或毀掉一個品牌的聲譽,無論是產品召回、資料外洩、自然災害或公關噩夢。這就是強有力的新聞稿的力量發揮作用的地方。

目錄

  1. 介紹
  2. 什麼是危機新聞稿?
  3. 如何為您的危機新聞稿找到相關記者
  4. 如何撰寫危機新聞稿
  5. 危機新聞稿範例
  6. 何時撰寫危機新聞稿
  7. 危機新聞稿需要回答哪些問題?
  8. 如何分發危機新聞稿
  9. 結論

什麼是危機新聞稿?

危機新聞稿是組織針對可能對其聲譽、利害關係人或營運產生負面影響的重大且具有潛在破壞性的事件或情況而發布的正式書面聲明。 

危機新聞稿旨在維護控制、澄清情況並向利害關係人保證組織致力於有效管理和解決危機。

在本文中,我們將指導您製作危機新聞稿, 提供有價值的見解,並展示危機新聞稿的現實範例

我們將介紹:

  • 如何為您的危機新聞稿找到相關記者
  • 如何撰寫危機新聞稿
    • 危機新聞稿格式
    • 危機新聞稿範例
    • 危機新聞稿模板
  • 何時撰寫危機新聞稿
  • 危機新聞稿需要回答哪些問題
  • 如何分發危機新聞稿

如何為您的危機新聞稿找到相關記者

如果沒有合適的記者來確保其宣傳,即使是寫得最好的新聞稿也不會產生任何效果。

為了吸引媒體注意並修復公司的 公關危機, 您應該向廣大受眾傳達您的聲明。你如何完成它?

首先,造訪 Prowly 提供的媒體資料庫,找到可能對像您這樣的新版本感興趣的記者。使用「按關鍵字搜尋」功能,您可以識別撰寫與您類似文章的記者。

按地點或對特定主題或行業的興趣過濾作者,以豐富您的搜尋並找到可能對您的故事感興趣的相關記者。這應該是危機溝通計畫中考慮最深的步驟之一。
如何撰寫危機新聞稿

危機新聞稿格式

儘管危機新聞稿與其他新聞稿分享格式,但它們具有獨特的區別元素,特別是在內容和訊息傳遞方面。 

  1. 立即回應: 危機新聞稿必須主動、迅速,確保與利害關係人及時溝通 。即使尚未掌握所有細節,及時解決手邊的問題也至關重要。 
  2. 透明度: 與其他主要旨在宣傳或提供資訊的新聞稿不同,危機新聞稿優先考慮透明度。它應該真實地描述事件,承認錯誤或事故
  3. 詳細說明危機: 危機新聞稿必須清楚概述危機的性質、其對利害關係人的影響以及對正常營運的任何潛在幹擾。這種注重細節的方法不同於其他可能更關注亮點或關鍵賣點的新聞稿。
  4. 解決計劃: 行動計劃對於任何危機新聞稿都至關重要。它必須包含有關組織計劃如何管理和解決危機的信息,表明其致力於糾正這種情況。
  5. 安撫人心: 最後,危機新聞稿應該讓利害關係人放心。這可以透過強調公司對其價值觀和利害關係人的奉獻來有效地實現,從而在危機中培養信任和信心。 

這些獨特的特徵使危機新聞稿成為危機管理的專門工具,需要仔細考慮和策略規劃。

危機溝通新聞稿的要素包括:

  1. 標題: 標題應該簡潔並傳達危機的癥結所在。以一種能夠立即讓讀者了解危機性質的方式建構它至關重要。
  2. 副標題/主詞: 這是危機的總結。它應該提供關鍵細節並以新聞風格編寫,以便快速告知讀者基本事實。
  3. 日期線: 日期線表示新聞稿發布的時間。這在危機中至關重要,因為它為讀者提供了事件的時間表。
  4. 正文: 新聞稿的主要部分應全面概述危機。它應該解釋發生了什麼、其影響以及正在採取哪些行動來解決這種情況。
  5. 引言: 引用組織中關鍵人物(例如執行長)的引言,可以增加個人風格,並提供表達同理心、承擔責任和安撫利害關係人的機會。
  6. 徽標和媒體聯絡資訊: 包含您的徽標可以使新聞稿個性化並強化您的品牌形象。在危機期間,媒體聯絡資訊至關重要,因為記者可能需要聯繫以獲取更多資訊或更新。

在我們最近的文章中詳細了解新聞稿的每個元素: 如何撰寫新聞稿(包含公關專業人士的提示)。


危機新聞稿範例

您可以使用幾個危機新聞稿範例作為靈感或範本。

Shenandoah 電信危機溝通新聞稿範例

Covid-19 危機新聞稿範例

強生危機溝通新聞稿

產品危機新聞稿範例

耐吉危機溝通新聞稿範例

社群媒體危機新聞稿範例

上述危機管理新聞稿範本可以成為您創建公司危機溝通的基準。

危機溝通新聞稿模板

正如我們介紹了危機管理的新聞稿範例一樣,現在是時候分享一些實用技巧了。以下是一些現成的模板,可以加快危機新聞稿的創作速度。

借助這一幫助,您可以創建自己的危機管理新聞稿模板,每當出現問題時都可以遵循該模板。希望不要那麼頻繁。

Prowly 的新聞稿建立工具提供了一系列旨在滿足不同類型新聞稿的範本。無論是產品公告、 新進員工招募或活動公告,它們的工具都可以讓媒體輕鬆利用您的新聞稿。

何時撰寫危機新聞稿

在危機管理領域,時機至關重要。何時起草和發布危機新聞稿的決定可以極大地影響具有挑戰性的情況的結果。這是一項策略性舉措,需要仔細考慮和精確的時機。

在什麼樣的事件發生之後,您的待辦事項清單上的第一件事應該是危機溝通新聞稿?

指控

這些是市面上常見的場景。公司經常在各種情況下面臨審查和指控。其中包括處理繞過品質控制的缺陷產品或解決造成嚴重後果的管理失誤。

公開醜聞

您最初可能會想到名人醜聞,但公司也可能面臨損害其聲譽的情況。公司醜聞可以採取多種形式,包括有爭議的財務決策或領導團隊濫用權力,從而導致道德和法律問題。

訴訟

法律審判會對公司的公關產生負面影響,無論該公司是原告還是被告。即使沒有大量媒體報道,捲入法律糾紛也會損害公司在利害關係人中的聲譽。此類情況會對公司聲譽蒙上陰影,削弱信任,並引發對其道德和營運的質疑。

災難

這場大流行確實讓人大開眼界,提醒我們世界可能非常不可預測,並且知道如何撼動市場。當災難來臨時,它可能會以各種意想不到的方式影響公司的運作 – 想想生產問題、供應鏈過山車以及偶爾的產品短缺。

失敗

每個人都會犯錯——這只是人類的一部分。但有時,這些失誤可能會導致大問題,例如產品污染或使用錯誤的標籤。這些錯誤可能會損害公司的聲譽,在某些情況下甚至會讓消費者面臨風險。

所有上述情況都需要公司進行清晰、快速的溝通。作為此類事件的證據,您可以閱讀涉及上述事件的危機新聞稿範本。

危機新聞稿需要回答哪些問題?

如何撰寫危機溝通新聞稿,向受眾傳達清楚的訊息?此資訊應盡可能內容豐富且客觀。

在危機管理中,在危機模擬新聞稿中做出判斷對於在充滿挑戰的時期保持透明度和管理公眾看法至關重要。

考慮到我們上面為您提供的新聞稿危機管理範例,讓我們介紹一下您應該在危機新聞稿中回答的主要問題。

讓我們從一般新聞發布規則“5W”開始:

  • 世界衛生組織? 明確危機與誰相關——單一員工、一個部門或整個公司。
  • 什麼? 傳達您的危機聲明—您所知道的以及您為撲滅大火所做的事情。
  • 什麼時候? 設定時間範圍。
  • 在哪裡? 傳達此事件將或可能影響的位置。
  • 為什麼? 解釋公司決定採取具體行動來應對危機。

如果您需要更多支持,遵循上一段中的公司危機新聞稿範例應該會有所幫助。

您能為受影響的人提供什麼幫助?

每一次危機都會影響某個人──顧客或員工。它並不總是涉及直接傷害,但確保他們的福祉很重要。牢記您公司的資源並做出您可以遵守的承諾。否則,觀眾的信任可能會受到削弱。

你們公司有責任嗎?

如果是這樣,請保持透明並解釋發生了什麼。描述導致危機的原因並為這種情況承擔責任,但在溝通中不要採取防禦性態度。這樣,人們會更容易理解您的訊息,並在未來再次信任您。

如何分發危機新聞稿

創建危機新聞稿樣本後,就可以將 其發送給全世界了。 這裡有一些方法可以做到這一點。

宣傳您的新聞稿

透過電子郵件向相關記者推銷 被認為是最有效的方法之一。它的成功取決於您的媒體清單的準確性 。

Prowly 的媒體資料庫可讓您存取包含超過 100 萬個媒體聯絡人 的廣泛網路。這些聯絡人可以根據節奏和位置進行排序,確保您的媒體宣傳工作的便利性和準確性。

Prowly 也根據您的新聞稿內容提供智慧建議。這可以節省您的媒體研究時間,並確保您與與您的故事最相關的記者聯繫。

Prowly 的媒體資料庫

💡如果您正在為您的新聞稿尋求更多曝光,請探索這 10 個關於如何有效推廣新聞稿的想法。

利用電子郵件個人化

如果您為記者撰寫個人化的推介,您將更有機會吸引記者的注意。客製化推介會考慮他們通常涵蓋的主題、他們過去寫過的內容、他們報道過的一些重大新聞,或是您之前發送給他們的新聞稿。

你需要一隻手嗎? Prowly 的 1:1 電子郵件個人化服務 可供您使用。使您能夠為您的活動產生媒體清單並根據需要撰寫單獨的電子郵件。

此工具可協助自訂推廣的每個元素,從最初的問候語到附件。如此高度的個人化可以提升您的新聞報導,確保您的危機新聞稿與目標受眾有效地聯繫在一起。

跟進

現在您的新聞稿已經發布,是時候將您的注意力轉移到後續行動上 – 但要採取輕鬆的方式。再次聯繫時請保持耐心,讓記者檢查您最初的電子郵件。

我們知道,當危機來臨時,時間不是你最大的盟友。但請記住,將危機新聞稿範本發送給各種類型的媒體可以提高您發表的機會。並幫助您避免在短時間內跟進過多次。

替代方案:使用有線服務

有線電視服務提供了另一種共享新聞稿的常用方法。它可能比投球更快,但價格可能更高。您可能會遇到專業的行業媒體或免費新聞或八卦入口網站。

但是,請注意,透過有線服務獲得的媒體報導的品質可能並不總是符合您的期望。最終,最可靠的方法仍然是親自與您的媒體聯絡人聯繫。

結論

危機期間新聞稿的重要性是巨大的。此外,快速有效地應對危機對於維護組織的聲譽和維護利害關係人的信任至關重要。我們向您展示了危機管理新聞稿的範例以及製作此類文章的技巧。

在製作危機新聞稿範本時,請隨意使用Prowly 的新聞稿建立器,並使用媒體資料庫來尋找您需要的記者。

如果您想找香港、台灣或其他亞洲媒體的記者,歡迎您向我們公關專家諮詢。

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